Encuentra qué vale la pena automatizar

Lo que aprenderás

• Cómo puntuar las tareas para automatizar primero las adecuadas
• Por qué lo frecuente y aburrido vale más que lo ingenioso y poco frecuente
• Las tareas que nunca deberías automatizar

La automatización se amortiza en proporción a la frecuencia por el tiempo que requiere cada vez por el coste de un error. Una tarea que haces tres veces al día y te lleva cuatro minutos vale más que una tarea mensual que lleva una hora, y ambas valen más que una tarea que te resulta interesante. Por eso, construye la lista a partir de tu semana real, no de tu imaginación: durante tres días, anota cada acción repetitiva y cuánto tiempo te llevó.

Puntúa cada candidata según cuatro criterios: con qué frecuencia ocurre, cuánto tiempo lleva, lo aburrida que resulta y cuánto costaría un error. Una frecuencia alta, mucho tedio y un coste de error bajo son la primera automatización ideal: copiar datos entre dos sistemas, generar un documento estándar, enviar un recordatorio o compilar un resumen semanal. Las tareas de baja frecuencia o con un coste de error alto deben dejarse para más adelante o hacerse con una persona en el proceso.

Empieza deliberadamente por las aburridas. Las automatizaciones interesantes suelen ser complejas, se rompen con frecuencia y te enseñan poco; las aburridas funcionan durante años. Una regla útil: si no puedes explicar el flujo de trabajo en cinco pasos a alguien no técnico, no es tu primera automatización.

Algunas tareas no deberían automatizarse en absoluto. Aquellas en las que el trato personal es el valor, como un agradecimiento a un primer cliente, una disculpa o una negociación. Aquellas que involucran dinero, compromisos legales o acciones irreversibles sin confirmación humana. Aquellas que haces con tan poca frecuencia que mantener la automatización costaría más que la tarea. Y aquellas que todavía no entiendes: automatizar un proceso que no sabes hacer manualmente suele automatizar también los errores.

Termina con una lista corta y ordenada de tres candidatas y elige una. El objetivo de la primera automatización no es ahorrar una hora; es aprender el patrón (disparador, pasos, resultado y comprobación) para que la segunda lleve una décima parte del tiempo.

Paso de acción

Registra las acciones repetitivas durante tres días, con su frecuencia y duración. Puntúalas según frecuencia, tiempo, tedio y coste de error, enumera las que no automatizarás y por qué, y luego elige una candidata aburrida y de alta frecuencia como tu primer flujo de trabajo.